公司搬遷程序如何安排?4個辦公室搬遷準備看這裡

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辦公室搬遷準備-公司搬家推薦

著公司不斷的發展,人員愈來愈多,必須要有一個更大,更舒適的工作空間,這時候就必須開始找新的辦公空間,並規劃公司搬遷程序。可是,搬公司的作業十分繁瑣,還要顧慮到工作的排程,要如何才能在最快的時間內,有效率地完成公司搬遷程序呢?就讓公司搬家推薦一福搬家公司來帶大家了解!

換辦公室前先做好這4個辦公室搬遷準備事項

辦公室搬遷準備-公司搬遷重點

公司搬家會因為公司的規模、設備、流程的不同而增加困難度,只要有細節出現問題,就有可能影響公司的正常運作。為了讓公司搬遷程序不至於忙而生亂,除了需要有周密的辦公室搬遷計劃,同時也要先了解這4項公司搬遷準備

確認新公司狀況

公司搬家推薦-確認公司位置

在搬公司之前首要的,就是要先確定搬家當天新辦公室以及所屬的大樓、房舍等是否能進行搬遷動作,並且在搬完之後便能迅速重新運作。例如:

  • 需要跟大樓管理員或負責人登記備用電梯使用登記
  • 確保搬家當天電梯不會維修或占用
  • 檢查水電是否正常供給
  • 電線和網絡是不是正常運作

為了增加搬運後恢復營運的效率,也可以先聯絡電信公司預約日子先接上電話及網路線喔。

設備和文件分門別類

辦公室搬遷準備-文件分類

想要有效率整理公司文件、設備,可以先準備好統一格式的標籤,並要求各部門為他們的辦公設備和文件分門別類。例如:將物品、文件貼上統一格式和名稱的標籤,等搬到新辦公室時,就能方便定位在正確位置。而大型公用辦公設備,例如印表機、液晶螢幕等,需先了解新辦公室的空間格局,方便決定設備的定位和去留,有些過於舊的設備則可以在這個時候淘汰,不讓無用的東西佔用新辦公室的位置。

讓同事知道新辦公室的格局

公司搬家推薦-提供平面圖

在換新的辦公室前,可以先給各部門發送新辦公室的平面圖,讓所有員工預先知道新辦公室的格局分配,以及未來工作區域的配置,避免員工到達新辦公室的時候會手足無措。另外,提供辦公室平面圖也可以幫助人員有效率規劃文件及設備擺放位置,節省公司搬家定位的時間。

新公司周邊介紹

辦公室搬遷準備-公司周邊

為了在公司搬遷之後能讓公司的員工早點適應新公司,可以事先整理出新公司位置附近有什麼美食、銀行、公車招牌、捷運等地標,然後將整理公布給所有員工,協助員工重新規劃日常上班通勤的路線,以及外出用餐等事宜。

預約搬家公司到府估價

辦公室搬遷準備-尋找信任的搬家公司

找尋搬運的公司時,最好能向不同的搬運公司取得報價,然後選取一間有合法立案、價錢合適並能簽立搬遷合約的搬運公司來協助公司搬遷。很多時候人們會誤以為只要提供公司面積就可以得到報價,但其實搬運公司多數都是根據貨物數量預估出車種類及車輛數來報價的,所以仍建議電話預約,請搬運公司的負責人到公司估價並簽約,確保搬遷程序能順利進行。

延伸閱讀:事業發展再延續,一福搬家公司【公司搬遷】服務1手包辦

辦公室搬遷前先了解6個公司搬遷程序

公司搬遷程序-公司搬家推薦

公司搬家因為搬運的文件、設備較多,為了避免物品的損壞和丟失,在委託搬家公司時,雙方都需要在搬運細節上多加溝通,並且簽訂契約確保工作的進行以及確認理賠方式。想知道更多公司搬遷細節,就讓一福搬家告訴你公司搬家6步驟,讓搬遷工作有條不紊,不再發愁!

電話及網路線接合

搬去新辦公室前,為了讓員工到新辦公室後能馬上銜接工作進度,除了要提早規劃總機、分機及網路等線路配置,也要及早和電信公司預約辦理電話及網路移機。辦理移機可利用電信公司客服電話或實體據點詢問及預約服務。

提早整理文件及裝箱

公司搬遷前建議可以進行大掃除,除了整理、分類公司的文件及設備,也能順便清理不要的物品,節省要載運空間,也增加搬運效率。整理工作建議搬遷前一星期準備好,預留一些時間應對突發事件。而分類好的物品,除了重要文件、用品等需要提早裝箱攜帶至新辦公室,其餘物品可委託專業搬家公司協助搬遷當天統整裝箱,並載運到公司新址,不需再擔心打包問題!

選擇搬家公司並簽訂合約

在確定新的公司地址後,就可以尋找專業的搬家公司到場估價及簽立搬運契約。由於搬運地點遠近、需搬運的物品多寡等等,都會影響價格和搬運工作,所以建議需提供準確的資訊給搬家公司,以免搬運當天遇上糾紛。為了保障自己利益,亦要選擇評價良好的搬家公司,避免出現價錢調高的情況。

派員工跟著搬運公司的貨車

為了確認物件能平安載運到新公司,最好能請2人以上協助跟著搬運公司的貨車,搬運過程中也能協助搬家公司注意裝載易碎物的箱子,避免因大意而造成物品損壞。另外,有人協助還能增加物品定位的效率,並防止公司的資產流失,將搬遷問題減到最低。

更改地址和通訊位置

另外,在確認公司搬遷日期及地點後,就能向客戶公告新公司的資訊,以及修改網路上官網、Facebook粉絲頁、Google商家、黃頁等相關頁面的公司資訊。另外,建議到中華郵政官網線上申請郵件改投、改寄,就不怕搬公司後錯過重要的郵件了。

處置廢棄用品

如果需要棄置公司大型廢棄物,除了要申報環保局,建議請清潔隊或專業的搬家公司來處理。因為公司大型廢棄物多屬建築廢料,隨便將它們棄置會不符合法規。除了大型廢棄物之外,公司舊地點在搬運後別忘了清潔現場,少數搬家公司會有後續清潔的服務,若沒有,千萬別忘了請人做清潔,讓公司對外保有良好的聲譽和形象。

延伸閱讀:廢棄物堆積如山該怎麼辦?台中搬家公司推薦【一福廢棄物清運】

公司搬家推薦 【一福搬家】,用最專業嚴謹的服務完成每一次的搬遷

公司搬家最讓人頭疼的就是大量的文件打包,以及貴重的設備遷移,因此,安排好搬公司的準備事宜後,不妨找一間值得信任的搬家公司來協助遷移。像是超過30年搬家經驗,網友5星好評的公司搬家推薦-一福搬家公司,幫助您讓整個搬遷過程變得更加順利,並減低搬遷對公司運作的影響。另外,不管是公司搬遷的打包裝箱,到搬遷後的安置跟組裝,一福搬家一次幫你完成搬遷作業,保障公司設備、財務能夠安全、完好的送往辦公室新址,有公司搬家需求可立即撥打一福搬家免費估價專線:0800-208-899(點擊立即撥打)

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公司搬家需要怎麼安排,讓一福告訴你4個辦公室搬遷需要準備的事項!

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